Quando optar pelo BPO Fiscal?

Por Rogério Negruni – Diretor Presidente da Decision IT

À primeira vista, os benefícios anunciados pelo BPO (Business Process Outsourcing), ou terceirização de processos de negócios, enchem nossos olhos. São propalados benefícios como a redução de custos, o aumento da produtividade e a liberação dos recursos da empresa para que ela se preocupe em melhorar os processos foco do negócio, seu core business. Entretanto, quando falamos de BPO Fiscal, não é qualquer empresa que pode fazer esta opção, há alguns fatores críticos que devem ser analisados antes da escolha por entregar o processamento das rotinas fiscais a um terceiro.

MATURIDADE DOS PROCESSOS: O primeiro pré-requisito para que a empresa adote o modelo de BPO fiscal é que seus processos fiscais estejam maduros. A contratação de um serviço de BPO pelo contribuinte requer que os processos tenham sido reavaliados, corrigidos, e estejam rigorosamente aderentes às exigências fiscais do negócio. A consolidação dessas rotinas garante a segurança fiscal e operacional da empresa. Somente após a internalização do compliance nesses processos e seu consequente amadurecimento é que eles poderão ser assumidos por um serviço prestado por terceiros.

CLAREZA DAS RESPONSABILIDADES NA ESCOLHA DE PARCEIRO: A empresa deve ter em mente que por mais que ela terceirize seus processos, ela é quem responde pelas entregas realizadas por este terceiro que está realizando o processo em nome dela. É a sua segurança fiscal e operacional que está em jogo. O fornecedor deve ser analisado rigorosamente, deve se transcender a barreira dos pontos fortes, é extremamente necessária a observação criteriosa das possíveis fraquezas e dos riscos ocultos na escolha por aquele fornecedor, afinal, quem responderá por suas falhas é a empresa contratante. Resumidamente, você não pode entregar suas rotinas a um fornecedor, você tem que fazê-lo a um parceiro, que conhece e confia.

CAPACIDADE DE MANUTENÇÃO EVOLUTIVA: A experiência tem nos mostrado que, à medida que avança o SPED, as empresas vão gradualmente modernizando seus processos para garantir a sua segurança fiscal e operacional. O projeto SPED está consolidado e maduro, entretanto, ele está longe de estar estático, o ambiente é extremamente vivo e em desenvolvimento. Cito como exemplo as novas validações da NF-e, que fatalmente exigirão mudanças nos processo de faturamento e/ou recebimento nas empresas. Seu parceiro deverá ter capacidade de atualização, mapear seus impactos nos sistemas, processos e responsáveis pela execução do processo, internalizando as novidades ao funcionamento da empresa, entendendo e adaptando a suas especificidades e subjetividades corporativas.

MÉTODO DE MONITORAMENTO: Talvez o mais óbvio dos pontos de atenção, mas nem por isso o mais praticado é a monitoração. Pré-requisito para a adesão ao BPO é que a empresa contratante tenha assimilado a metodologia de auditoria interna capaz de se assegurar que as escriturações e as peças contábeis e fiscais encaminhadas ao SPED realmente estejam na qualidade contratada, evitando surpresas desagradáveis daqui alguns anos, com a fiscalização apontando inconsistências nas informações prestadas ou falta de parte delas.

Existe uma série de outros fatores a serem considerados numa escolha extremamente importante e estratégica como essa. Não tenho a pretensão de esgotar o assunto. Em cada empresa, uma gama de fatores diferentes também devem ser levados em consideração. Alerto para as subjetividades corporativas, de seu ramo de negócio, onde ela irá operar, seus sistemas, processos e pessoas.

Como disse o grande gênio Leonardo Da Vinci “simplicidade é o último grau de sofisticação”. Não há como simplificar sem antes analisar, trabalhar, lapidar e testar. Assim, por mais que sejam extremamente atraentes os benefícios do BPO Fiscal, ele não se enquadra a qualquer empresa e esta está longe de ser uma decisão simples. Ela é complexa e tem diversos riscos ocultos, que devem ser minuciosamente analisados.

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